সমস্ত অভিযোগ বা অভিযোগ লিখিতভাবে হতে হবে এবং কোম্পানির গ্রাহক সহায়তা বিভাগে ইমেলের মাধ্যমে পাঠাতে হবে cst@Ollatrade.com সম্পর্কে (ট্রেডিং সমস্যা ব্যতীত অন্য যেকোনো সমস্যার জন্য) অথবা ট্রেডিং বিভাগের সাথে যোগাযোগ করা যাবে, এই ঠিকানায় info@Ollatarde.com যেকোনো ট্রেডিং সমস্যার জন্য।.
যদি ক্লায়েন্ট গ্রাহক সহায়তা বা ট্রেডিং বিভাগ থেকে কোনও প্রতিক্রিয়া পান কিন্তু মনে করেন যে অভিযোগ বা অভিযোগটি স্বাধীন পর্যালোচনার জন্য আরও উত্থাপন করা প্রয়োজন, তাহলে ক্লায়েন্ট গ্রাহক সহায়তা বা ট্রেডিং বিভাগকে এটি কমপ্লায়েন্স টিমের কাছে পাঠাতে বলতে পারেন অথবা সরাসরি কমপ্লায়েন্স টিমের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন (Support@Ollatrade.com সম্পর্কে), যা স্বাধীনভাবে এবং নিরপেক্ষভাবে এটি তদন্ত করবে।.
উপরের অনুচ্ছেদ ৪.২ এবং ৪.৩-এ অন্তর্ভুক্ত প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ না হলে কোম্পানি কোনও অভিযোগ পরিচালনা বা তদন্ত করতে সক্ষম হবে না। এই ধরনের ক্ষেত্রে, কোম্পানি ক্লায়েন্টের কাছে ফিরে যাবে এবং তাকে অতিরিক্ত তথ্য পাঠানোর জন্য অনুরোধ করবে। যেকোনো ক্ষেত্রে, কোম্পানির একজন কর্মকর্তা ক্লায়েন্টের সাথে সরাসরি যোগাযোগ করতে পারেন যাতে তার অভিযোগের সাথে সম্পর্কিত আরও স্পষ্টীকরণ এবং তথ্য পাওয়া যায়। কোম্পানি
অভিযোগটি পরিচালনা করার জন্য ক্লায়েন্টের সহযোগিতার প্রয়োজন হবে।.
অভিযোগ প্রাপ্তির পর, যে বিভাগ অভিযোগ পেয়েছে তারা পদ্ধতির অনুচ্ছেদ 8 অনুসারে কোম্পানির দ্বারা রক্ষিত অভিযোগ রেজিস্টারে অভিযোগটি লিপিবদ্ধ করবে।.
কোম্পানি প্রয়োজন অনুযায়ী সমস্ত অভিযোগ পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে পরীক্ষা করবে (কোম্পানীর বই এবং রেকর্ডের মধ্যে থাকা যেকোনো তথ্য বিবেচনা করে, যার মধ্যে ক্লায়েন্টের ট্রেডিং অ্যাকাউন্টের ইতিহাস অন্তর্ভুক্ত কিন্তু সীমাবদ্ধ নয়)।.
কোম্পানি প্রতিটি অভিযোগ যুক্তিসঙ্গত যত্ন সহকারে বিবেচনা করবে এবং একটি ন্যায্য ফলাফলে পৌঁছাবে।.

অভিযোগ পাওয়ার পর, কোম্পানি অভিযোগকারীকে পাঁচ (৫) কার্যদিবসের মধ্যে জানাবে যে তারা অভিযোগ পেয়েছে এবং তাকে একটি অনন্য রেফারেন্স নম্বর প্রদান করবে, যা কেবল তার অভিযোগের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ হবে এবং নির্দিষ্ট বিষয় এবং/অথবা অভিযোগের বিষয়ে কোম্পানির সাথে তার চিঠিপত্রের সময় ব্যবহার করতে হবে।.
অভিযোগ প্রাপ্তির দশ (১০) কার্যদিবসের মধ্যে কোম্পানি ক্লায়েন্টকে তার প্রাথমিক প্রতিক্রিয়া পাঠাবে। যদি অভিযোগের আরও তদন্তের প্রয়োজন হয় এবং দশ (১০) কার্যদিবসের মধ্যে এটি সমাধান করা না যায়, তাহলে এটি লিখিতভাবে বা অন্য কোনও টেকসই মাধ্যমে একটি হোল্ডিং প্রতিক্রিয়া জারি করবে। যখন একটি হোল্ডিং প্রতিক্রিয়া পাঠানো হয়, তখন এটি নির্দেশ করবে যে কোম্পানি কখন আরও যোগাযোগ করবে এবং তদন্তের অগ্রগতি সম্পর্কে ক্লায়েন্টকে অবহিত করবে।.
অভিযোগ গ্রহণের তারিখ থেকে দুই (২) মাসের মধ্যে কোম্পানি তদন্ত করবে এবং অভিযোগকারীকে জবাব দেবে।.
তদন্ত সম্পন্ন হওয়ার পর, কোম্পানি অভিযোগকারীকে একটি লিখিত নোটিশ পাঠাবে যেখানে তাকে জানানো হবে:
     ক) তদন্তের ফলাফল এবং এই ধরনের সিদ্ধান্তে পৌঁছানোর কারণ সম্পর্কে; অথবা
     খ) প্রযোজ্য হলে, যেকোনো প্রস্তাব এবং/অথবা নিষ্পত্তির প্রকৃতি এবং শর্তাবলী।.
অভিযোগ প্রাপ্তির দুই (২) মাসের মধ্যে যদি কোম্পানি তদন্ত শেষ করতে এবং/অথবা অভিযোগকারীর প্রতি সাড়া দিতে সক্ষম না হয়, তাহলে কোম্পানিকে একটি লিখিত নোটিশ পাঠাতে হবে যেখানে সিদ্ধান্তে পৌঁছাতে এবং/অথবা তদন্ত শেষ করতে না পারার কারণ, বিলম্বের কারণ এবং কত সময়ের মধ্যে তদন্ত সম্পন্ন করতে পারবে তা ব্যাখ্যা করা হবে। উল্লেখ্য যে, অভিযোগ জমা দেওয়ার তিন (৩) মাসের মধ্যে কোম্পানি তার প্রতিক্রিয়া জানাবে না।.