تمام شکایات یا شکایات تحریری طور پر ہونی چاہئیں اور کمپنی کے کسٹمر سپورٹ ڈیپارٹمنٹ کو ای میل کے ذریعے بتائی جائیں گی۔ cst@Ollatrade.com (تجارتی مسائل کے علاوہ کسی بھی مسائل کے لیے) یا ٹریڈنگ ڈیپارٹمنٹ، پر قابل رسائی info@Ollatarde.com کسی بھی تجارتی مسائل کے لیے۔.
اگر کلائنٹ کو کسٹمر سپورٹ یا ٹریڈنگ ڈپارٹمنٹ سے جواب موصول ہوتا ہے لیکن وہ سمجھتا ہے کہ شکایت یا شکایت کو آزادانہ جائزے کے لیے مزید اٹھانے کی ضرورت ہے، تو کلائنٹ یا تو کسٹمر سپورٹ یا ٹریڈنگ ڈیپارٹمنٹ سے اسے کمپلائنس ٹیم تک پہنچانے کے لیے کہہ سکتا ہے یا براہ راست کمپلائنس ٹیم سے رابطہ کر سکتا ہے۔Support@Ollatrade.com)، جو اس کی آزادانہ اور غیر جانبدارانہ تحقیقات کرے گا۔.
اگر اوپر پیراگراف 4.2 اور 4.3 میں شامل تقاضے پورے نہیں کیے جاتے ہیں تو کمپنی شکایت کو سنبھال یا تفتیش نہیں کر سکے گی۔ ایسی صورت میں، کمپنی کلائنٹ کے پاس واپس جائے گی اور اس سے کوئی اضافی معلومات بھیجنے کی درخواست کرے گی۔ کسی بھی صورت میں، کمپنی کے افسران میں سے ایک اپنی شکایت سے متعلق مزید وضاحتیں اور معلومات حاصل کرنے کے لیے کلائنٹ سے براہ راست رابطہ کر سکتا ہے۔ کمپنی
شکایت کو سنبھالنے کے لیے کلائنٹ کے تعاون کی ضرورت ہوگی۔.
شکایت کی وصولی کے بعد، جس محکمے کو شکایت موصول ہوئی ہے، وہ شکایت کو کمپنی کے پاس موجود شکایات رجسٹر میں درج کرے گا۔ طریقہ کار کا 8۔.
کمپنی ضرورت کے مطابق تمام شکایات کا بغور جائزہ لے گی (کمپنی کی کتابوں اور ریکارڈ میں موجود کسی بھی معلومات کو مدنظر رکھتے ہوئے، بشمول کلائنٹ کے ٹریڈنگ اکاؤنٹ کی تاریخ تک محدود نہیں)۔.
کمپنی ہر شکایت کا مناسب خیال رکھے گی اور منصفانہ نتیجہ تک پہنچے گی۔.

شکایت موصول ہونے پر، کمپنی شکایت کنندہ کو پانچ (5) کاروباری دنوں کے اندر مطلع کرے گی کہ اسے شکایت موصول ہوئی ہے اور اسے ایک منفرد حوالہ نمبر فراہم کرے گا، جو مکمل طور پر اس کی شکایت سے مطابقت رکھتا ہو گا اور اسے مخصوص معاملے اور/یا شکایت کے حوالے سے کمپنی کے ساتھ اس کے خط و کتابت کے دوران استعمال کیا جانا چاہیے۔.
کمپنی اپنا ابتدائی جواب کلائنٹ کو شکایت کی اصل وصولی سے دس (10) کاروباری دنوں کے اندر بھیجے گی۔ اگر شکایت کو مزید تفتیش کی ضرورت ہے اور اسے دس (10) کاروباری دنوں کے اندر حل نہیں کیا جا سکتا ہے، تو یہ تحریری طور پر یا کسی اور پائیدار میڈیم میں ہولڈنگ جواب جاری کرے گی۔ جب ہولڈنگ جواب بھیجا جاتا ہے، تو یہ اس بات کی نشاندہی کرے گا کہ کمپنی کب مزید رابطہ کرے گی اور کلائنٹ کو تفتیش کی پیشرفت پر مطلع کرے گی۔.
کمپنی شکایت وصول کرنے کی تاریخ سے دو (2) ماہ کے اندر شکایت کنندہ کو تحقیقات کرے گی اور جواب دے گی۔.
تحقیقات مکمل ہونے پر، کمپنی شکایت کنندہ کو ایک تحریری نوٹس بھیجے گی جس میں اسے مطلع کیا جائے گا:
     a) تحقیقات کے نتائج کے ساتھ ساتھ اس طرح کے فیصلے تک پہنچنے کی وجوہات؛ یا
     ب) اگر قابل اطلاق ہو تو، کسی بھی پیشکش اور/یا تصفیہ کی نوعیت اور شرائط۔.
اگر کمپنی شکایت کی وصولی کی تاریخ سے دو (2) مہینوں کے اندر اپنی تحقیقات مکمل کرنے اور/یا شکایت کنندہ کو جواب دینے کا انتظام نہیں کرتی ہے، تو کمپنی ایک تحریری نوٹس بھیجے گی جس میں کسی فیصلے پر نہ پہنچنے اور/یا تحقیقات کو ابھی تک مکمل نہ کرنے، تاخیر کی وجوہات، اور اس وقت کی مدت جس کے اندر وہ تحقیقات مکمل کر سکے گی۔ واضح رہے کہ کمپنی شکایت جمع کرانے کے تین (3) ماہ بعد اپنا جواب فراہم نہیں کرے گی۔.